Les collectivités territoriales, les administrations et les ministères qui forment le gouvernement, au même titre que les entreprises privées, doivent eux aussi acheter des biens et des services pour leurs besoins opérationnels. Les marchés publics font référence au processus par lequel les gouvernements et les entreprises publiques achètent des biens et des services. En ce qui concerne  les logiciels de gestion des marchés publics, ce sont des systèmes 100% numériques qui servent dans les grandes lignes de support digital à ce processus d’achats de biens et services, mais aussi d’attribution de marchés.

Ces logiciels intègrent des ressources et des fonctionnalités qui vont permettre aux utilisateurs d’éliminer certaines contraintes réglementaires d’ordre administratif. Aussi, ils facilitent, voire automatisent l’exécution de certaines tâches comme la saisie et la distribution de documents électroniques d’appel d’offres, le recensement des besoins, la gestion des commissions ou encore l’audit et le contrôle de chaque étape du processus de passation du marché.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des marchés publics ?

Doté d’une interface évoluée qui guident l’utilisateur pas à pas, le logiciel pour les marchés publics est un support logiciel sur lequel va se dérouler et être dématérialisé ou bien digitalisé tout le processus de gestion et de passation des marchés publics, allant de la conception du projet qui va nécessiter l’achat de biens et services à l’attribution des marchés, en passant bien évidemment par la réception des candidatures et la sélection des candidats.

Le logiciel de gestion des marchés publics va être très utile à chacune des étapes du dit processus :

  • Première étape : « computation des seuils et recensement des besoins ». Lors de cette première étape, le tableau de bord du logiciel va servir de support pour la création de contenus et la définition des stratégies achat. Pour ce faire, des outils statistiques ainsi que des outils de vérification de conformité des documents rédigés sont mis à disposition de l’utilisateur.
  • Deuxième étape : « rédaction de l’ensemble des pièces de cahiers des charges et dossier de consultation ». Des modules assurent ici diverses tâches comme la génération et la complétion de documents, le partage de documents…
  • Troisième étape : « publication des avis de marché ». Depuis le tableau de bord du logiciel, l’utilisateur a la possibilité de créer des avis de marché et lancer la publication de ceux-ci.
  • Quatrième étape: « analyse des candidatures ». Les candidatures sont réceptionnées, triées et analysées de façon sommaire et automatique par le logiciel pour faciliter la tâche qui incombe à l’utilisateur. Des outils d’échange sont également disponibles pour justement permettre d’échanger avec les candidats qui ont déposé leur candidature.
  • Cinquième étape : « analyse des offres et attribution des marchés ». Des outils de calcul et d’analyse statistique dédiés sont fournis pour aider l’utilisateur dans l’analyse des offres. Certains logiciels intègrent aussi un outil de support par « chat » qui va favoriser les négociations avec les candidats, sans oublier les modules de création de lettres de rejet, de lettres d’acceptation, de rapports d’analyse…
  • Sixième étape : « Exécution des marchés ». Sur une interface dédiée, il est possible de faire un suivi technique et financier complet du marché : factures, décomptes, actualisation et révision des prix, calcul des pénalités…

5 avantages à utiliser un logiciel de gestion des marchés publics

Les règles relatives à la gestion des marchés publics sont très contraignantes. Des logiciels spécifiquement destinés à la gestion de ce type de marchés permettent aux collectivités de gagner du temps. Mais si à ce stade vous êtes encore réticent à l’idée d’utiliser ce genre de logiciel, voici quelques raisons qui pourraient vous convaincre :

Avantage logiciel n°1 : plus de transparence et moins de corruption dans les passations des marchés publics.

L’utilisation de logiciel et la dématérialisation en général des marchés publics contribuent à faciliter la divulgation d’information ainsi que l’audit et le contrôle de chaque étape du processus de gestion et de passation du marché, ce qui réduit considérablement la corruption.

Avantage logiciel n°2 : augmentation de la productivité !

Désormais, vous n’allez plus perdre du temps à faire des saisies multiples et répétitives. L’utilisation de logiciel vous offre la possibilité d’automatiser certaines tâches, de générer des documents facilement ou encore d’accomplir certaines actions auparavant très fastidieuses en quelques clics (ex : envoyer et créer des lettres de rejet aux candidatures non retenues).

Avantage logiciel n°3 : ces outils sont à jour sur les dernières législations !

Vous n’êtes pas obligé d’être toujours à jour sur les récentes législations, car ces logiciels intelligents vous signalent automatiquement si les actions et les écritures que vous faites sont conformes ou non aux récents ajouts ou modifications au niveau du le droit des marchés publics.

Avantage logiciel n°4 : ces logiciels peuvent être configurés pour s’adapter à vos habitudes de travail !

Pas tous certes, mais la plupart des logiciels de gestion des marchés publics sont entièrement personnalisables. Vous êtes libre de les configurer à votre goût pour répondre au mieux à vos habitudes de travail.

Avantage logiciel n5 : il sera plus facile de trouver le bon candidat ainsi que la meilleure offre.

Grâce à un affichage simplifié et ordonné des candidatures et des offres depuis l’interface du logiciel ainsi que l’existence d’un support chat pour favoriser les négociations, il vous sera plus aisé de trouver le candidat qui possède la meilleure offre.