Vous souhaitez organiser votre premier séminaire, mais vous n’avez aucune idée de comment vous préparer ? Vous ne savez pas par où commencer ? Nous allons vous guider pas à pas pour ne rien oublier ! Pour commencer, préparez votre plan d’action, qu’on pourrait résumer en 10 étapes à faire l’une après l’autre :
- Les objectifs
- Le thème
- Le budget
- La date
- L’emplacement
- Le rétroplanning
- Le planning
- La communication
- La répétition
- L’après-évènement
Les objectifs de votre séminaire
Pour l’organisation d’un séminaire réussi, il vous faudra définir des objectifs clairs, et précis. Vous devrez aussi définir précisément quelle est la cible de cet évènement, afin de ne pas gâcher vos efforts. Cette étape est la plus importante, car elle déterminera la bonne marche de toutes les suivantes et conditionnera le succès de votre séminaire.
Le Thème de votre séminaire
La seconde étape est de trouver la thématique précise de votre évènement, d’en créer un titre accrocheur, qui donnera envie aux futurs participants, et qui sera la pierre angulaire de votre organisation. C’est le bon moment pour définir la durée de votre séminaire également : une journée, un week-end, ou juste un petit-déjeuner, tout dépendra de votre objectif.
Le budget global
En fonction des options définies, vous devrez définir un budget global, en gardant une petite marge d’erreur, et attribuer une fourchette à chaque poste de dépense important : communication, locaux, restauration, logement, transports, etc.
Choisir la bonne date
Le choix de la juste date pourra déterminer le succès de votre organisation : si vous organisez votre séminaire pendant les vacances scolaires ou le jour de la finale d’une coupe du monde de football, ou si votre séminaire se déroule à Lyon durant la fête des lumières, vous risquez d’avoir moins de participants disponibles. Étudiez avec soin le calendrier afin de ne pas entrer en concurrence avec un week-end de pont.
Choisir le lieu idéal
Vient ensuite le moment de choisir le lieu qui accueillera votre séminaire. Proche de vos locaux pour un accès facile ou éloigné pour un dépaysement de vos équipes, le choix n’appartient qu’à vous. Analysez bien les brochures et sites Internet des lieux intéressants, prenez des notes sur le nombre de personnes que chaque lieu pourra recevoir, les modes de transport pour y arriver, la présence éventuelle d’un parking privé, etc. Une visite des lieux sur place est indispensable pour ne rien rater.
Préparer le rétroplanning
Afin de ne rien oublier pour le jour J, vous devrez préparer un rétroplanning, qui comprendra toutes les étapes et toutes les échéances à respecter, les versements pour les réservations, et bien entendu, les différents intervenants à prévenir assez à l’avance. Prévoyez de garder quelques jours de marge, afin de ne palier à tout retard imprévu.
Le programme du séminaire
Que votre évènement se déroule sur une matinée ou plusieurs jours, il est primordial de planifier chaque étape, que vous communiquerez à vos invités. Indique-y les horaires des conférences, le nom des intervenants prévus, mais aussi les temps calmes, pour que les participants puissent se retrouver entre-eux, ou les horaires des pauses et des repas.
Communiquer avant l’évènement
Afin de vous assurer d’un taux de présence maximal, il est indispensable de communiquer le plus tôt possible, cela permet aux invités de réserver les dates, et de s’organiser pour leur venue. Privilégiez les invitations avec coupon réponse, afin que vous ayez une idée réelle du nombre de participants, ce qui vous assurera une organisation sans faille. N’hésitez pas à joindre le planning à vos invitations, afin de mieux cibler vos invités, qu’ils soient collaborateurs ou extérieurs à votre entreprise.
Les derniers réglages
Prévoyez de vous trouver sur place au plus tard la veille du séminaire, afin de régler les derniers détails, de vérifier que vous aurez assez de chaises, de faire répéter les intervenants si nécessaire, ou leur rappeler le déroulement de la journée. Si vous avez du personnel sur place, il est important également de leur donner les dernières consignes.
Que faire après le séminaire ?
Une fois le séminaire terminé, nous n’aurez pas fini votre mission. Dès le lendemain, vous pourrez envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants, afin d’avoir leur ressenti et de recueillir les critiques. Quelques jours plus tard, n’hésitez pas à leur faire parvenir un compte-rendu, et bien entendu les photos et vidéos que vous aurez prises durant le séminaire.
