Cold Emailing : 7 méthodes de prospection par e-mail

Vous est-il déjà arrivé de prendre quelques minutes pour envoyer un mail personnalisé à un décideur afin d’obtenir un rendez-vous ? Dans certains cas, vous avez certainement eu besoin de le relancer ou de lui envoyer d’autres mails d’information sur vos articles, webinaires, etc. Et si au lieu d’un décideur, vous aviez à répéter la même tâche pour 1000 décideurs.

Si la pugnacité paye, vous convenez avec moi que cela reste et demeure une tâche chronophage. D’autant plus qu’il subsistera le problème de la délivrabilité moyenne (un grand nombre de mails en spam) et du faible taux d’ouverture (15-20%). Sans parler des communications souvent génériques qui la plupart du temps finissent dans la poubelle par manque de temps et d’intérêt. Pour s’affranchir de ces obstacles, l’astuce consiste à s’adresser à un ensemble de prospects ciblés avec lesquels, vous n’avez jamais été en contact par le passé (contacts froids) afin de générer de nouveaux leads. C’est ce qu’on appelle le Cold Emailing. Ensemble découvrons comment cela peut s’utiliser en B2B.

La petite histoire du cold emailing

Cette technique de prospection a vu le jour aux Etats-Unis, chez les éditeurs de logiciels et les sociétés en mode SaaS. Mais son utilisation s’est démocratisée en 2011 après la publication du livre « Predictable Revenue », d’Aaron Ross. Depuis lors, de nombreuses start-ups B2B l’ont adopté et intégré dans leur stratégie marketing.

Dans la pratique, il s’agit d’envoyer un mail entièrement personnalisé affichant si possible le nom et prénom de votre cible, le nom de son entreprise, son logo, ses dernières actus, etc. L’objectif n’est pas de lui envoyer une offre, mais plutôt des conseils gratuits ou des petits cadeaux personnalisés pour répondre aux potentiels pain point de ce dernier. Cela dit, la réussite d’une telle démarche ne s’improvise pas. En effet, votre stratégie de cold emailing pourrait connaître des embûches si vous commettez ces quatorze erreurs de débutant.

Préparer son adresse mail pour la prospection par mail

Pour éviter de voir vos mails atterrir en spam, il est essentiel d’accorder une attention particulière aux quatre facteurs suivants :

Le choix du fournisseur de messagerie

Les fournisseurs de messagerie sont de deux types. Vous avez les fournisseurs gratuits (Hotmail, Gmail, etc.) et les fournisseurs payants comme G-Suite. Vous gagnerez à opter pour ces derniers, car ils vous permettent de créer des mails avec votre nom de domaine. Ce qui vous fait gagner en confiance aux yeux du prospect. En outre, cela confèrera à vos messages une meilleure délivrabilité.

Le profil de l’adresse mail

Cela joue un grand rôle dans le niveau de conscience accordée par votre client. Vous devez ajouter votre vrai nom, une vraie photo et de vraies informations.

Les moyens techniques de vérification

Les fournisseurs de messagerie se servent des moyens techniques comme SPF, DKIM et DMARC pour s’assurer que vous êtes bien à l’origine des mails et que ceux-ci ne viennent pas de quelqu’un d’autre. Le SPF (Sender Policy Framework) se base sur l’adresse de l’expéditeur pour empêcher ou non le spam. Quant au DKIM (DomainKeys Identified Mail), ils indiquent la propriété du mail par une organisation particulière. Vous pouvez vérifier la valeur de ces indicateurs en visitant mxtoolbox.com. Saisissez votre nom de domaine. Si les rubriques SPF et DKIM sont en rouge, alors vous devrez les mettre en place. En général, la procédure varie d’un hébergeur à un autre.

Préchauffer le compte mail

Le préchauffage est une opération indispensable surtout pour les adresses nouvellement créées. Une adresse préchauffée est une adresse qui a reçu et envoyé de nombreux messages comme le ferait une personne normale. Des sites comme lemlist permettent de faire ce genre d’opération gratuitement.

Trouver des leads avec leurs adresses mail

La première démarche à effectuer à ce niveau consiste à identifier le profil client idéal. Un cold email adapté pour s’adresser à tout le monde est un mauvais mail. Cette identification vous permettra de préparer un pitch génial susceptible d’avoir un impact sensible sur le client.

Pour ce qui est du scraping proprement dit, il existe de nombreux moyens de collecte d’adresses mail (bases de données, extensions navigateur, etc.). Notez toutefois que vous ne devrez jamais collecter des adresses personnelles en raison du GDPR. Il faudra en outre utiliser des sources fiables et veiller à enregistrer vos résultats dans un fichier CSV.

Rendez-vous ensuite dans votre CRM, créez une campagne et uploadez votre fichier CSV conçu selon les spécificités du CRM. Pour éviter de faire baisser votre réputation d’expéditeur, vous pouvez au préalable, faire passer votre fichier par Bouncer, un outil de vérification de mail afin d’identifier et de supprimer les adresses non-valides.

Création des cold emails

Avant d’attaquer la phase de rédaction proprement dite, prenez le temps de connecter votre fournisseur de messagerie à votre CRM, de configurer votre signature de cold email et de mettre en place un custom tracking domain. Le tracking en particulier vous permettra de suivre les clics et les ouvertures et d’augmenter votre délivrabilité.

Pour la rédaction proprement dite, vous pouvez faire usage des templates proposés par votre CRM ou créer votre propre mail en partant de zéro. Optimisez la personnalisation du mail en utilisant au maximum les informations que vous avez collectées sur vos prospects. Certains CRM vous permettent même de créer des images personnalisées pour chaque prospect. Si vous n’êtes pas sûr de ce qui fonctionne le mieux pour votre cible, faites des tests A/B. La moitié de votre public recevra la version 1 tandis que l’autre moitié recevra la seconde. Prévoyez aussi des mails de relance. Il n’y a pas de délai idéal pour envoyer de tels types de mail, car les gens sont différents. A cet effet, ne dépassez pas quatre mails de relance pour les campagnes de vente et deux pour les campagnes de partenariat.

Quant à la limite d’envoi journalière, vous pouvez vous limiter à 70-80 mails par jour si votre adresse mail est jeune et 100-120 s’il est ancien. En outre, évitez d’envoyer des mails en week-end et respectez les heures de travail européennes. Si votre CRM le permet, privilégiez l’envoi des mails un par un plutôt qu’un envoi de blasts (des centaines de mails simultanées).

Gérer les statistiques

Les statistiques vous informent sur le taux d’ouverture, le taux de clics, le taux de réponses, le taux d’intérêt et le taux de rebond. Un taux d’ouverture inférieur à 50% doit vous amener à revoir votre délivrabilité et l’objet de vos mails. Le taux de clics pour sa part dépend de l’objectif de votre campagne. L’idéal serait qu’il atteigne 40%. Quant au taux de réponse, il est satisfaisant à partir de 8%. En dessous de ce seuil, vous devrez vous concentrer sur le ciblage du bon profil client et les personnalisations du cold email (moins de templates génériques). Si vous avez travaillé votre taux de rebond comme indiqué plus haut, celui-ci devrait être inférieur à 5%.