Le nomadisme digital, la vidéoconférence et le partage des données seront-ils largement adoptés dans le monde d’après ? Concept créé dans les années 1950 aux États-Unis, ce dispositif rebute encore de nombreuses entreprises françaises, alors même que les technologies inondent notre quotidien. La législation facilite pourtant aujourd’hui le développement de cette pratique, en assouplissant les conditions de mise en œuvre.

Pour maintenir l’activité de votre entreprise à distance, depuis le domicile de vos employés, nous vous livrons ici les pistes de réflexion et les outils clé d’une mise en place réussie. Vos salariés pourront bientôt exercer leur activité professionnelle en dehors de vos locaux, à condition de sécuriser le télétravail et votre business.

Pourquoi le télétravail est-il devenu indispensable aujourd’hui ?

Travailler depuis chez soi, favoriserait le bien-être, côté salariés. Télétravailler, c’est au final optimiser le temps de travail, sans les contraintes associées au bureau : la rigidité des horaires, les trajets en transport notamment. Mais qu’en est-il côté employeurs ?

Un gain de productivité

Le trajet domicile-travail est long et pénible pour vos équipes ? Cette dose de stress en moins, en exerçant à la maison, agit positivement sur la concentration. La Direction Générale des Entreprises (DGE) estime à 5 %, et jusqu’à 30 %, le gain de productivité des postes à distance dans une société. Les distractions intempestives (coups de fil, bavardages entre collègues) sont dans cette solution, rayées du tableau. Il est aussi démontré que les salariés consacreraient davantage de temps à leurs tâches de travail, là où ils réduiraient leur temps de trajet. L’absentéisme en baisse chez les télétravailleurs, renforcerait également la productivité.

La réduction des coûts

Si ce n’est pas l’avantage de production, la réduction des coûts pourrait vous convaincre. Les économies sur les coûts alloués aux infrastructures sont considérables : factures d’électricité, de chauffage, d’entretien allégées. Dans une démarche encore plus poussée, c’est la location immobilière qui est remise en cause. Si vos employés travaillent tous partiellement dans la semaine à leur domicile, la DGE estime à 30 % l’économie de surface de bureaux. La diminution des coûts liés aux arrêts maladie, au turn-over, aux retards cumulés, fera par ailleurs le bonheur des directeurs et responsables des ressources humaines.

L’amélioration des relations entre employés et employeurs

Ne perdez pas de vue la confiance mutuelle permise par le télétravail. Au-delà de l’amélioration de l’image de l’entreprise, le sentiment de liberté, d’autonomie et de confiance accordé aux employés, est très apprécié. Dans le management, il motive les salariés, plus engagés et loyaux vis-à-vis de leurs supérieurs.

De quels outils avez-vous besoin pour rendre votre entreprise nomade ?

Nous avons recensé pour vous trois catégories d’outils indispensables, afin de mettre en place le travail à distance dans votre société.

Des outils de communication

Pour communiquer (la base du travail d’équipe), assurez-vous d’obtenir des outils pratiques, faciles d’utilisation pour vos collaborateurs. Un projet qui se déroule bien, fait l’objet de plusieurs va-et-vient, d’un partage d’informations et d’opinions. En dehors des outils Skype, Whatsapp et Zoom, plus appropriés aux particuliers, des outils de communication et de gestion de projets ont fait leurs preuves. Slack fait par exemple office de messagerie instantanée. L’application ouvre plusieurs espaces virtuels de travail, de partage de fichiers, de chat boxes pour plusieurs agents impliqués. Discord est une application plus limitée en stockage de documents, mais permet elle aussi d’échanger entre collègues sur des projets variés.

La plateforme Microsoft Teams tape encore plus fort. Les partages d’audios et de vidéos sont, de surcroit, ajoutés au panel de fonctions de cet outil. Cette solution est intégrée à la suite Office 365 (licence incluant Word, Excel, PowerPoint). Elle permet de récupérer des dossiers stockés sur OneNote, OneDrive, SharePoint et plus de 150 applications (HootSuite, Mailchimp par exemple). En dehors des versions d’essai ou limitée, ces outils sont payants en version professionnelle.

Des outils de gestion de projets

Pour l’organisation des plannings, Trello, Ticktick et Asana rythmeront vos semaines. Au menu : gestion des tâches, tableaux et répertoires à compléter, fonctions de rappels et délais, partages de listes. Ces applications et logiciels ont l’avantage d’être faciles à manipuler, intuitifs à la manière d’une To do list inscrite dans un agenda. Les manageurs doivent pouvoir s’assurer de l’avancée du travail, d’un simple clic, sans avoir à appeler tous les jours chaque membre de l’équipe.

Le Cloud et le partage des données

Pour partager les fichiers de l’entreprise, le Cloud computing apparaît comme une évidence de stockage pour le travail à distance. Les données sont déportées sur des serveurs externalisés, protégées, et mises à disposition des employés. Les plateformes de partage les plus connues sont actuellement Mega, Box, DropBox, Google Drive, Hidrive, pCloud, Idrive, Onedrive. Ce dernier nécessite l’installation du Pack Office sur ordinateur. Les données sont consultées et modifiées en ligne, depuis n’importe quel poste. Des modalités de réglages sont proposées par ce produit, réputé flexible. En version payante, les capacités de stockage augmentent. L’avantage pour votre business : aucun logiciel n’est à installer. Aussi, la mise à jour du Cloud est automatisée.

Pourquoi faire appel à un prestataire informatique ?

Un regard externe professionnel

Un prestataire informatique présente des avantages de taille, avec lesquels un seul agent interne à une entreprise, a peu de chance de rivaliser : les compétences, les ressources, le retour d’expérience. Mettre en place et sécuriser le télétravail dans votre entreprise ne s’improvisent pas, d’autant plus si des dizaines d’employés à l’œuvre manipulent vos données confidentielles. Une TPE, tout autant qu’un grand groupe ou une PME, aura raison de confier son système informatique (SI) à un prestataire spécialisé pour :

  • automatiser des tâches récurrentes (gestion, logiciel, partage de documents, etc.) ;
  • anticiper les dysfonctionnements (incident, intrusion, amélioration des performances) ;
  • alléger le budget alloué aux ressources informatiques (gain de temps, disponibilité ponctuelle, DSI à temps partagé, suivi régulier).

Des services adaptés aux entreprises nomades

L’entreprise nomade exprime des besoins spécifiques selon l’activité et l’usage informatique des salariés. Le téléphone, une connexion Internet et quelques outils de communication, ne suffisent pas à faire fonctionner un business qui tourne toute l’année. Chez Macinwork, les services informatiques sur-mesure sont les suivants :

  • le support informatique (installation de logiciel, de poste, suivi des procédures, gestion des achats, prise en main des postes à distance) ;
  • l’infogérance informatique (ressources informatiques, maintenance, intervention en cas de problème) ;
  • l’externalisation de votre Directeur des Systèmes d’Information (DSI) en temps partagé ;
  • la stratégie informatique (analyse des SI, mise en place d’un Cloud et d’outils collaboratifs, sécurisation des données)
  • Transformation du SI (étude des besoins réels, recherche de solutions adaptées, mise en place d’un nouveau système, sensibilisation au changement des équipes du client, supervision des SI).

Ils sont disponibles et à l’écoute de vos besoins informatiques, concordant notamment avec la mise en place du dispositif de délocalisation du travail, dans votre société.

Comment sécuriser le télétravail de vos employés ?

Une grande partie des employés télétravaillant, admet utiliser leurs ordinateurs, smartphones et tablettes personnelles à des fins professionnelles. Cette pratique n’est pas sans risque pour vos données confidentielles. Les cybercriminels tirent parti des réseaux des entreprises non sécurisés, pour espionner, voler des données, pirater, voire contaminer le système. Pour éviter la catastrophe, il est dans votre intérêt de sensibiliser vos équipes aux enjeux de sécurité informatique, ainsi que de sécuriser le télétravail.
Le mieux reste de dissocier les appareils (professionnels et personnels), à condition d’avoir un budget dédié au matériel. La protection de ces PC consiste à :

  • installer un anti-virus ;
  • protéger l’appareil d’un pare-feu (ou firewall) ;
  • réduire les droits d’administration ;
  • mettre à jour régulièrement l’appareil.

Si le travail à distance est réalisé par le biais des supports privés de vos salariés, notez ces quelques recommandations :

  • sensibiliser les télétravailleurs aux bonnes pratiques informatiques à adopter (messagerie professionnelle, périphériques externes à limiter par exemple) ;
  • authentifier les accès à distance aux données de l’entreprise (via un identifiant, un mot de passe, un code sécurisé et renouvelé) ;
  • utiliser une plateforme de cryptage des mails, avec vérification de l’identité des utilisateurs ;
  • sécuriser les informations au moyen d’un Virtual Private Network (VPN) pour avoir accès aux réseaux et aux données de l’entreprise ;
  • filtrer le Cloud par une protection web DNS (les agents sont limités à utiliser leur appareil pour le travail, et non à des fins privées) ;
  • assurer vos arrières avec un pare-feu (voire un NGTW) qui protège des menaces, des contenus suspects, des logiciels malveillants.

Attention aux réseaux Wi-Fi publics, qui posent des problèmes de sécurité (coffeshops avec espace de Coworking, bibliothèques en accès libre par exemple). Ces réseaux faciles à pirater peuvent constituer une menace pour votre entreprise, en l’absence de dispositif de sécurité sur les ordinateurs personnels de vos employés.

On l’a vu, le travail à distance exige un programme ambitieux, un investissement dans des outils fiables, un support informatique, et un accompagnement au changement. Les prestataires informatiques apportent des solutions personnalisées, qui devraient vous aider à réaliser des économies, voire à gagner en productivité. Des outils rapides, faciles d’utilisation dans un système sans embûche, garantissent de bonnes conditions de télétravail. Ce dernier s’est avéré plus qu’utile dans les circonstances exceptionnelles de la crise sanitaire du Coronavirus. Mettre en place et sécuriser le télétravail moderniseront votre entreprise. Il attirera de nouveaux talents, en plus de vous démarquer de la concurrence.