La révolution digitale touche tous les aspects du monde de l’entreprise !
On évoque souvent cette révolution avec une certaine inquiétude, mais il est un domaine où le changement est très bien accueilli: c’est celui des réunions de travail. Dans certaines sociétés, la “réunionite” fait rage, les participants s’ennuient dans d’interminables sessions. Il était temps que le digital apporte dynamisme et vigueur aux mornes réunions de travail. Plus participatives, plus interactives, les outils numériques apportent un souffle d’air frais, impliquent les participants d’une façon différente. Plus sérieusement, c’est un moyen de renforcer l’implication des collaborateurs, de faire émerger des idées neuves et de se projeter dans une autre relation de travail. Une révolution qui a du bon !
Une nouvelle approche du temps de réunion de travail
La physionomie traditionnelle des réunions à l’ancienne a pris un coup de vieux : des solutions nouvelles basées sur un modèle d’animation innovant se développement sur le marché.
L’objectif est de donner plus de contenu aux réunions en y impliquant de façon plus marquée les participants. Une certaine passivité sévit dans les salles de réunion. On attend sagement son tour de prendre la parole, en lisant ses emails avec son ordinateur. on ne prête pas attention aux interventions des collègues, car on ne se sent pas concerné.
Cette pauvreté des échanges est la principale critique faite à cette “réunionite” , et pourtant, ce sont les participants eux-mêmes qui rendent ces longues minutes inutiles, comme une opportunité manquée.
Les outils de travail collaboratif : qu’est ce que c’est ?
En mettant les participants en action, un dynamisme, une bonne humeur, favorable aux échanges se créent dans la salle de réunion. Avec plus d’interactions, et plus de fun, la créativité est exacerbée, et des idées peuvent émerger, tout comme le partage entre les participants. Facteur stimulant de partage qui apporte beaucoup à une équipe ou à une entreprise.
Les outils qui peuvent être mis en place ont pour objectif de favoriser la participation de tous à l’échange, ce qui le rend plus fructueux. Cela se fait par l’émulation créée par des outils digitaux, plutôt ludiques et légers comme un sondage, un test, ou un support de brainstorming.
Ces outils d’animation de réunion sont extrêmement flexibles et simples à mettre en œuvre, car ils sont mobiles. Utilisés en direct en réunion, ils peuvent permettre aussi un usage en décalé pour recueillir des avis et opinions hors du cadre de la réunion de travail formelle.
Outils collaboratifs : Miser sur “l’expérience réunion”
A l’instar de l’expérience client que l’on veut mettre en avant dans les magasins, ou l’expérience salarié en entreprise, les outils collaboratifs souhaitent développer une adhésion grâce à une expérience réunion attractive. Lorsque 80% des participants à une réunion s’occupent à autre chose, et que la plupart des acteurs restent très passifs pendant le temps de la réunion.
Dans une bonne expérience de réunion, tous les participants ont leur place et la tiennent car ils sont motivés par le sujet et par le format. C’est ce qui permet à la réunion d’être fructueuse. Récupérer du feedback, évaluer des idées, mener des brainstormings vraiment réussis (pas ceux ou deux personnes monopolisent la parole, devant l’indifférence polie des autres participants.
Plus coopératives, ce sessions de réunions vont transformer l’ambiance générale des réunions, pour les transcender en de vraies plateformes d’échanges et d’avancées. Particulièrement en gestion de projet, ces outils participatifs atteignent leur but en impliquant chacun au cœur de l’activité.
