Dans une entreprise, pour assurer le bon déroulement des tâches administratives il est important de s’équiper d’un bon tampon encreur. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez sûrement besoin d’apposer « Payé et livré » sur une facture une fois que votre client aura réglé sa facture et reçu ses marchandises. Vous aurez aussi besoin de mettre les mentions légales obligatoires sur vos factures, devis, contrats et autres documents officiels. Les tampons encreurs sont les outils qui vous permettent d’alléger le travail de votre assistant administratif, votre secrétaire, votre comptable ou votre magasinier. Au lieu d’écrire à la main certaines mentions qui vont sûrement revenir à chaque transaction, il suffit de tamponner.

Cependant, les questions sur le choix du tampon encreur se posent. Un seul tampon encreur serait-il suffisant pour une entreprise comme pour un particulier ? Quels types de tampons encreurs sont indispensables pour son entreprise ? Pour répondre à ces questions, il convient de connaître les différents types de tampons encreurs qui existent sur le marché.

Le rôle d’un tampon encreur

Un tampon encreur est l’outil utilisé pour marquer des supports à l’aide d’un motif ou d’un message. Le type de support le plus commun est le papier, mais il est également possible de marquer d’autres supports notamment les textiles. Les fonctions auxquelles le tampon encreur est destiné sont très variées. Dans une entreprise, on a en effet besoin d’un tampon à encrer aussi bien pour authentifier un document que pour dater un bon de livraison ou une facture.

C’est pour cette raison qu’il existe plusieurs types de tampons encreurs ayant une utilité spécifique, mais également un système de fabrication différent. En général, un tampon encreur est composé de trois éléments :

  • Un coussinet imbibé d’encre (séparé dans certains modèles) appelé aussi encreur,
  • Un motif ou timbre en caoutchouc ou autres matières,
  • Une manche.

Petit historique du tampon encreur

Bien avant sa forme actuelle qui est très pratique, l’ancêtre du tampon, le sceau, a connu de nombreuses formes et différentes matières de fabrication. La première utilisation de sceaux remonte à l’antiquité, 4000 ans av. J.-C. en Mésopotamie, l’Irak actuel. À cette époque, les sceaux en argile étaient destinés à marquer les poteries pour authentifier leur propriété et leur provenance. Ensuite, on a connu les sceaux cylindriques en jaspe, les sceaux en ivoire, les sceaux en bronze, les sceaux de cire et les pains à cacheter.

L’apparence du tampon encreur, tel qu’on le connaît aujourd’hui, on le doit à Charles Goodyear. En 1839, il a inventé le caoutchouc pour tampon grâce à la technique de vulcanisation permettant au caoutchouc de prendre la forme qu’on lui impose. C’est ainsi que l’ère du sceau a pris fin en laissant place au tampon encreur manuel. Le tampon encreur automatique est apparu plus tard, en 1976. Cette nouvelle invention signée par l’entreprise allemande Trodat offre encore plus de confort et de rapidité à l’utilisateur. Actuellement, grâce à l’informatique, la fabrication de tampon encreur ne cesse d’évoluer.

Les différents types de tampons encreurs selon leur nature

On peut distinguer deux types de tampons encreurs selon leur système d’encrage : le tampon encreur manuel et le tampon encreur automatique. Il y a également les tampons encreurs personnalisé et standard.

Le tampon encreur manuel

Appelé aussi tampon encreur simple, le tampon encreur manuel vient avec une cassette d’encre séparée. À chaque utilisation, on imprègne le tampon dans l’encre pour l’humidifier avant de l’appliquer sur le document. Il est destiné à une utilisation occasionnelle, car ce geste d’humidification peut devenir fastidieux si on doit marquer un grand nombre de documents. Toutefois, le tampon encreur manuel a l’avantage d’être multi-usage et de s’adapter à vos besoins ponctuels. Vous pouvez ainsi changer de types d’encre (indélébile, lavable, bio…) ainsi que de couleurs d’encre selon la destination ou selon le support.

Le tampon encreur automatique

Avec un tampon encreur automatique, la cassette d’encre est intégrée à l’intérieur du dispositif. C’est pour cette raison qu’on l’appelle également, tampon auto-encreur. À chaque utilisation, la pression sur la manche amovible enclenche le système d’encrage automatique. Le caoutchouc, qui était au repos, s’active dans le bon sens pour recevoir l’encre et l’apposer sur le document. Le tampon automatique est sans aucun doute plus pratique à utiliser et surtout à apporter sur soi, car il n’a pas besoin d’un coussinet à encre autonome. Il permet également un gain de temps considérable par rapport au tampon manuel. Si vous remarquez un manque d’encrage, autrement dit, si l’empreinte de votre tampon devient moins visible, il vous suffit de changer la cassette d’encrage.

Le tampon encreur personnalisé

Le tampon encreur personnalisé est un tampon encreur propre à vous, votre entreprise ou votre association. À ce titre, il contient des informations qui permettent de vous identifier. Pour un usage particulier, il peut contenir notamment votre nom, votre adresse et votre téléphone. Pour un usage professionnel, il comporte les coordonnées de la structure et éventuellement les mentions obligatoires pour un document officiel : montant du capital, numéro de Siret et RCS, numéro de TVA intracommunautaire… Il va sans dire qu’un tampon personnalisé est unique et vous devez le faire fabriquer sur commande. Vous pouvez non seulement personnaliser le texte, mais aussi la forme et la taille selon les besoins de votre entreprise.

Le tampon encreur standard

Dans le commerce, il existe des tampons encreurs standards qui permettent de réaliser les tâches administratives et de secrétariat que l’on peut retrouver dans tout type d’entreprise. Ce sont des tampons préfabriqués qui peuvent être utiles pour marquer des documents dans n’importe quelle entreprise. C’est le cas par exemple d’un tampon dateur, d’un tampon numéroteur ou encore d’autres tampons administratifs.

Les tampons encreurs se différencient également par leur matière de fabrication

Vous pouvez retrouver des tampons encreurs en bois, en plastique et métalliques.

Le tampon encreur en bois

Le tampon en bois est le plus traditionnel des tampons. C’est un tampon manuel, à la fois léger et solide avec un encrier séparé. Il est personnalisable à souhait. Toutefois, il est conseillé pour une utilisation occasionnelle notamment pour tamponner vos courriers de temps en temps ou dans un cadre privé.

Le tampon encreur en plastique

Le premier tampon encreur automatique était en plastique et il existe encore de nombreux modèles fabriqués avec cette matière actuellement. Peu solide, le tampon à monture en plastique est destiné à un usage occasionnel. Son atout réside dans sa légèreté, son ergonomie et sa facilité de prise en main. On peut retrouver des tampons encreurs standards en plastique tout comme des tampons encreurs personnalisés en plastique.

Le tampon encreur métallique

Le tampon automatique métallique est le dernier né des inventions en matière de tampon encreur. Robuste et résistant, il permet de répondre aux besoins des plus grands tamponneurs. Il est conçu pour une utilisation intensive de plusieurs fois par jour et peut durer de nombreuses années. C’est le tampon encreur professionnel par excellence. Plus lourd, il est recommandé pour un usage sédentaire, un tampon encreur de bureau.

Les différents types de tampons encreurs selon leur usage

En général, la fonction du tampon encreur est basée sur le texte qu’il contient. Il est intéressant d’investir dans plusieurs types de tampons afin répondre aux divers besoins administratifs de l’entreprise.

Le tampon marqueur de texte

On appelle ainsi le tampon qui contient les coordonnées de votre entreprise. Il sert à l’identification de votre entreprise. Selon sa taille, il peut comporter un texte de 2 à 6 lignes et éventuellement le logo de votre structure.

Le tampon dateur

Comme son nom l’indique, il permet de marquer la date sur un support allant du papier à un œuf. Il comporte des dates fixées sur des molettes que l’on tourne manuellement. En entreprise, il permet d’effectuer un suivi de l’envoi et de la réception des documents. Il suffit alors de le régler à la main à la date du jour et marquer le courrier. Il existe des dateurs à encrage manuel avec encreur séparé et également des dateurs à encrage automatique. Il est également possible de personnaliser un dateur avec un texte de type : reçu le, payé le, envoyé le…

Le tampon numéroteur

Pour classifier les documents à l’intérieur de l’entreprise, il est nécessaire de les numéroter par rapport à une référence particulière : numéro de dossier, numéro de commande… On peut éviter d’apposer manuellement les numéros grâce au tampon numéroteur ou tampon folioteur. Tout comme le dateur, il comporte des chiffres fixés sur des molettes et déplaçables manuellement. Les numéroteurs les plus communs comportent 6 chiffres, mais les modèles les plus avancés peuvent afficher jusqu’à 10 chiffres. On peut aussi ajouter du texte sur plusieurs lignes. Il existe des modèles de tampon numéroteur programmable qui fonctionne sans manipulation. Il vous suffit de définir au préalable le nombre de répétitions pour chaque changement de chiffre et le tour est joué.

Le tampon encreur administratif

Ce sont des tampons contenant les formulations utilisées généralement dans une entreprise comme : « Payé », « Copie », « Confidentiel », « Document Original », « Validé » ou encore d’autres. Ce sont des tampons encreurs indispensables dans certains services comme le secrétariat, la comptabilité, les magasins ou encore le courrier. Ce type de tampon encreur est également très utile pour gagner du temps en évitant d’écrire à la main des formules récurrentes. Vous pouvez lire aussi : quel matériel pour éclairer ses vidéos ?