Les systèmes de gestion des clés permettent de sécuriser les accès et de tracer les mouvements des clés au sein d’une entreprise ou d’une structure publique. Dès lors qu’une clé est partagée par plusieurs individus, l’entreprise ou la structure se retrouve vite dans des situations d’organisation complexes. On peut rencontrer des problématiques comme la gestion des autorisations, la limitation des pertes, la rationalisation des usages et la maîtrise des mouvements. Malgré tous ces avantages, le potentiel des systèmes de gestion de clés demeure insoupçonné par nos sociétés.
Des systèmes de gestion de clés, pour quels types de clients ?
Toutes les sociétés évolutives finissent par rencontrer un problème majeur dans leur processus de développement. Leur système d’enregistrement de clés par écrit devient archaïque et inefficace, rendant impossible toute possibilité de traçage. Le constat est beaucoup plus manifeste dans les grandes structures comme les aéroports, les grands musées, les grandes bibliothèques, les prisons, les hôtels, les bases militaires, les laboratoires et les grandes universités.
L’armoire à clés se substitue à l’enregistrement sur papier. Elle est pilotée par une intelligence informatique embarquée. Les paramètres d’accès varient d’un constructeur à un autre. L’idéal si vous cherchez une armoire à clés, c’est de vous assurer que le modèle choisi supporte les modes d’accès : saisie de code, enregistrement sans contact d’un badge, action d’une clavette et biométrie.
Avantages de ces systèmes de gestion
L’invention de ces armoires vient à point nommé pour prévenir les risques liés à une perte ou à un vol. Parmi les avantages, on note :
- une meilleure organisation des flux en entrée et sortie,
- une fluidification de la gestion pour l’administrateur,
- le traçage des emprunts,
- la sécurisation des accès (clés uniquement disponibles pour les personnes autorisées),
- la réduction de vol et de pertes,
- l’obtention des différents rapports d’utilisation.
Tout comme les coffre-forts numériques pour l’envoie des bulletins de paie, vous pouvez opter pour un système d’armoire à clés afin de protéger vos accès au sein de l’entreprise.
Fonctionnement d’une armoire à clés avec gestion électronique
Ces armoires sont dotées de plusieurs compartiments. De façon fondamentale, toutes les armoires à clés disposent :
- d’une ouverture munie d’un dispositif d’identification,
- d’un rack pour l’accrochage des clés,
- d’un porte-clés de verrouillage également appelé « key tag », « peg », cheville ou clavette de rétention,
- d’un tableau ou d’une armoire.
Des caractéristiques matérielles spécifiques peuvent s’ajouter d’un fabricant à un autre. La technologie utilisée varie elle aussi en fonction du constructeur. Ces systèmes supportent tous l’horodatage des actions, quelle que soit la technologie employée. Cela permet un suivi précis des différents trousseaux de clés. Lorsqu’une personne extérieure à l’entreprise intervient et omet de restituer un trousseau de clés à sa place, l’administrateur en est immédiatement alerté. Ce dernier peut connaître à tout moment la personne qui détient la clé et la durée de son emprunt grâce à une identification. Le porte-clés pour sa part, peut être :
- une pièce mécanique de verrouillage dans le cas des systèmes simplistes,
- équipés d’une puce RFID permettant une exploitation informatique plus profonde et des traçages plus complexes des mouvements de la clé.
Systèmes de gestion des clés : des potentiels insoupçonnés
En général, lorsqu’on évoque ces systèmes, les gens ont tendance à limiter leur utilité aux problématiques de gestion de clés. De nombreuses personnes utilisent ainsi ces systèmes sans savoir qu’ils leur seraient utiles dans bien d’autres domaines. L’ossature de ces systèmes ne permet pas seulement de répondre aux besoins de maîtrise de la circulation des clés, mais également de tout ce qu’il y a au bout. Nous pensons notamment aux portes, aux armes, aux véhicules, aux PC, aux talkies-walkies, aux chariots de manutention, à des produits d’entretien, etc. Sur le plan organisationnel, la gestion des clés couvre un champ d’applications beaucoup plus large que le seul contrôle d’accès.
Pour illustrer ces propos, nous vous invitons à considérer l’exemple d’un parc disposant de 50 véhicules. En l’absence d’un système de gestion des clés, l’entreprise sera amenée à confier toutes ces clés à un seul individu responsabilisé ou à créer des doubles pour tous ses utilisateurs. Avec une armoire à clés, elle pourra regrouper toutes les clés dans un seul contenant, accessible uniquement aux individus autorisés. Une telle solution ne servira pas seulement à connaître qui détient une clé et pour quelle durée il ou elle la détient, elle permettra également à l’entreprise de gérer les réservations de véhicules. Nous sortons ainsi du champ initial de sécurité des clés pour embrasser les problématiques d’organisation.
