Pendant longtemps, les employés recevaient leur fiche de paie papier sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Cependant, à mesure que la technologie a évolué, surtout le Cloud Computing, de plus en plus d’entreprises ont fait le choix de la dématérialisation, celle des procédures RH notamment, faisant aujourd’hui des bulletins de paie électroniques la norme plutôt que l’exception, comme c’était le cas il y a encore quelques années.

Les bulletins de paie électroniques ou dématérialisés présentent de nombreux avantages. Ils sont notamment plus pratiques et plus faciles à sécuriser aussi. Chose importante à savoir cependant, pour vraiment profiter de tout le potentiel des bulletins de paie dématérialisés, les entreprises doivent aussi utiliser ce que l’on appelle coffre-fort numérique.

Comment le bulletin de paie dématérialisé et le coffre-fort numérique simplifient-ils la vie des services RH et des salariés ? Nous allons voir dans cet article l’importance du coffre-fort numérique pour l’envoie des bulletins de paie. Pour en apprendre plus sur la dématérialisation de documents, consultez le site Edoc.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie électronique ?

Une fiche de paie numérique appelée aussi fiche de paie électronique ou encore fiche de paie en ligne est tout simplement une version numérique d’une fiche de paie. Elle est souvent envoyée à son destinataire par courrier électronique et/ou accessible via un portail en ligne, comme un coffre-fort numérique par exemple ou bien un SIRH.

Le plus souvent créées, gérées et partagées depuis un système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), qui est un outil de gestion des ressources humaines numérique, les fiches de paie électroniques ont l’avantage d’être plus faciles à consulter, à archiver ou encore à corriger (en cas de fiche de paie incorrecte). En comparaison avec les fiches de paie physiques ou papiers, elles bénéficient également d’une meilleure protection contre les vols, les violations ou encore les pertes.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletins de paie ?

Pour ceux qui l’ignorent, un coffre-fort électronique est un certain type de coffre-fort avec une serrure électronique résistant à tout type d’effraction. Un coffre-fort numérique pour bulletins de paie fait donc référence à un espace digitalisé à la fois personnel et sécurisé sur lequel les entreprises mettent à disposition de leurs employés leurs documents RH comme les bulletins de paie.

Pour les services RH, l’utilisation d’un coffre-fort numérique présente quelques avantages. Notamment, elle facilite la livraison numériquement des relevés de salaire aux employés ainsi que des documents comme le contrat de travail, les sanctions disciplinaires, les absences, les obligations de l’employeur…

Pour les entreprises, les coffres-forts numériques peuvent aussi servir d’espace de stockage sécurisé où elles pourront archiver leurs documents professionnels. En effet, selon l’article L3243-4 du Code du travail, toute entreprise devrait avoir une copie de ses documents pendant au moins 5 ans. Ces documents étant de nature sensible, les coffres forts numériques semblent être la solution la plus adaptée pour les archiver et les protéger efficacement.

Pour finir, il est important de préciser qu’un coffre-fort numérique pour bulletins de paie et un système d’Information des Ressources Humaines sont deux outils complètement différents. Un SIRH est un outil de gestion des ressources humaines aux fonctionnalités plus larges, alors qu’un coffre numérique est un outil utilisé principalement pour le partage, l’édition l’envoie, l’archivage et la sécurisation de fichiers.

Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un coffre-fort numérique, passons en revue les principales raisons qui poussent les entreprises à l’utiliser.

Pour la conformité RH

Comme évoqué plus haut, les entreprises ont l’obligation d’avoir une copie de ses documents pendant au moins 5 ans. Depuis janvier 2019, la loi leur impose également de chiffrer numériquement leurs documents. Sachez alors que seules des solutions comme les coffres forts électroniques permettent de chiffrer des documents électroniques.

Pour sécuriser les bulletins de paie de vos salariés

Un coffre-fort électronique est un espace de stockage protégé par une serrure électronique. Grâce à l’existence de cette serrure qui peut être différente en fonction de l’utilisateur, seules les personnes possédant une serrure peut accéder aux documents qui se trouvent dans le coffre-fort. Cela garantit la protection des documents qui s’y trouvent contre toute menace ainsi que leur intégrité et leur confidentialité.

Pour gagner en productivité

Au lieu de distribuer les bulletins de paie à chacun des employés, en utilisant un coffre électronique, l’équipe RH peut juste se contenter de les déposer sur le coffre-fort pour que les employés puissent les consulter. De plus, souvent les coffres forts électroniques intégrèrent des outils d’édition de documents. Ainsi, si des modifications ou des rectifications doivent être ajoutées aux bulletins de paie, l’équipe RH n’aura qu’à les faire directement sur le coffre-fort électronique utilisé.